WEG-Verwaltung

Allgemeine Verwaltung

  • Übernahme und Sammlung der vorhandenen Daten und Unterlagen bei Vertragsbeginn:
    • Eigentümernachweise
    • Objektdaten
    • Bankunterlagen
    • Urkunden (z.B. Grundbuchauszüge, Teilungserklärungen)
    • technische Unterlagen (z.B. Baugenehmigung, Bauzeichnungen, Wohnflächenberechnungen, Baubeschreibung)
    • Vertragsunterlagen (z.B. Dienstleistungs- und Versicherungsverträge, Hausmeistervertrag)
    • wichtige Organisationsunterlagen (z.B. Versammlungsprotokolle, Tagesordnungen, Mitteilungen des Beirats)
    • Korrespondenz mit der Wohnungseigentümergemeinschaft
    • Korrespondenz mit einzelnen Wohnungseigentümern
  • Vervielfältigung von Einladungsschreiben zu Versammlungen, Versammlungsprotokollen, sowie deren Versand und Zustellung.
  • Führen einer Beschluss-Sammlung gemäß Wohnungseigentumsgesetz.
  • Korrespondenz und Kommunikation mit Beiräten, Wohnungseigentümern oder Dritten wegen Betrieb, Verwaltung und Organisation der Liegenschaften.
  • Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen für die Beiräte und Eigentümer.

Objektbewirtschaftung

  • Sicherstellung der Versorgung und Entsorgung (Strom, Wasser, Abwasser usw.).
  • Hausmeister im Rahmen der Ermächtigung einstellen und entlassen, sowie Überwachung seiner Tätigkeit.
  • Abschluss von sonstigen Dienstleistungs-, Lieferanten- und Kaufverträgen (z.B. Gartenpflege, Hausreinigung, Anschaffung von Kleinteilen und Werkzeugen, Reinigungsmitteln) im Namen der Eigentümergemeinschaft.
  • Abschluss von Versicherungen, Wartungsverträgen und deren regelmäßige Überprüfung auf Erfordernis, Richtigkeit und Preis-/Leistungsverhältnis.
  • Verhandlungen mit Behörden und Versorgungsbetrieben in allen Fragen, die die Eigentümergemeinschaft betreffen.
  • Überwachung und Einhaltung von Sicherheits- und Schutzbestimmungen, wie Verkehrssicherungspflicht, Rasenmäherlärmverordnung, Bundes-Immissionsschutzgesetz.

Objektverwaltung

  • Durchführung der ordnungsmäßigen Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
  • Abhalten von Sprechstunden für Verwaltungsbeirat und Wohnungseigentümer nach Vereinbarung.
  • Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten unter den Wohnungseigentümern.
  • Abgabe von Erklärungen für die Herstellung von Energieversorgungseinrichtungen.
  • Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind (z.B. Verjährungs- oder Rechtsmittelfrist).
  • Bearbeitung und Aufbereitung von Versicherungsfällen.
  • Kontrolle und Überwachung der Hausordnung und anderer Gebrauchs- und Nutzungsregelungen.
  • Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat.
  • Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung außerhalb der üblichen Bürostunden in Abstimmung mit dem Beirat.
  • Zusammenarbeit mit externen Heizkostenabrechnern (z.B. Techem, ISTA, Kalorimeta).

Wirtschafts- und Vermögensverwaltung

  • Führung einer Buchhaltung, die alle Einnahmen und Ausgaben vollständig, richtig und zeitgerecht aufzeichnet und die Erstellung eines Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung ermöglicht.
  • Aufbewahren der Buchungsunterlagen und Belege im gesetzlichen Rahmen.
  • Anforderung und Inkasso des Wohngeldes.
  • Entgegennahme und Anforderung sonstiger Einnahmen (z.B. Umlagen, Umzugspauschalen).
  • Einleitung eines Mahnverfahrens für rückständige Wohngelder, Sonderumlagen oder sonstige Forderungen der Eigentümergemeinschaft.
  • Abwicklung aller Zahlungsvorgänge und Begleichung aller Rechnungen, die mit der laufenden Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen (z.B. Betriebskosten, Instandhaltungskosten, Überweisungen auf Spar- oder Festgeldkonten).
  • Unterstützung der Kassenprüfer bei der Prüfung der Jahresabrechnung.

Technische Verwaltung

  • Vorbereitung zur Beschlussfassung, Überwachung und Abrechnung von im Rahmen der Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen.
  • Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen.
  • Objektbegehung mit Hausmeister und/oder Beirat bei Bedarf, jedoch mindestens 1 bis 2-mal jährlich, zum Erkennen sichtbarer Mängel und Schäden und Einleitung von Maßnahmen zu deren Beseitigung.
  • Einholen von Angeboten, deren Prüfung und Vergleich.
  • Vergabe von Aufträgen nach Eigentümerbeschluss.
  • Rechnerische und sachliche Überprüfung der Rechnung mit dem Angebot.
  • Kleinreparaturen im Rahmen der Verwalterbefugnisse ausführen lassen.